Dokumenten-management
Ihre papierlose Zukunft beginnt jetzt.
Auf was warten Sie?
Papier ist geduldig – der Markt nicht.
Alle wichtigen Unternehmensinformationen sollten in einem einheitlichen elektronischen Datenbestand vorliegen, statt sie immer wieder umständlich aus verschiedenen Quellen und Medien zusammenstellen zu müssen. Das gilt auch und besonders für Dokumente.
Im weitesten Sinne umfasst das Dokumentenmanagement (oder auch die Dokumentenverwaltung) die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente bzw. die digitalisierte Version ursprünglich papiergebundener Schriftstücke. Dadurch stehen Ihnen bei jeder Ihrer Aufgaben und Suchanfragen per Mausklick alle relevanten Dokumente sofort zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie sicher sein, dass die Archivierung und Bereitstellung wichtiger Dokumente gemäß den aktuellen rechtlichen Vorschriften erfolgt.
docuvita ist ein Software-Entwickler, der sich auf leistungsfähige, flexible und kostengünstige Dokumentenmanagement-Komplettlösungen, Workflow-Optimierung und E-Mail-Archivierung für kleine und mittlere Unternehmen spezialisiert hat. Sartissohn ist Kompetenzzentrum und Distributor für docuvita.
Die Vorteile von docuvita
- Vielseitig, anpassbar und flexibel
- Revisionssichere Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten
- Individuelle Schnittstellen bis hin zur nahtlosen Integration in ERP- oder CRM-Systeme
- Automatische Belegerkennung bei Eingangsrechnungen
- Automatische Archivierung von Ausgangsrechnungen
- Schlanke Workflows und zuverlässige Wiedervorlagen
- Automatische E-Mail-Archivierung
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Mehr InformationenUm das docuvita-Leistungsspektrum perfekt auf individuelle Kundenbedürfnisse abzustimmen, hat Sartissohn im Rahmen unterschiedlicher Projekte einige Zusatzlösungen programmiert.
docuvita Erfolgsgeschichte
Erfahren Sie wie Westhaus Energietechnik auch zukünftig Ihre elektrische Infrastruktur mithilfe von docuvita sichert.
Unsere Bestseller für Ihr docuvita DMS
Sie möchten Dateien unterschiedlicher Quellen sowie Eingangsrechnungen und Belege schnell und strukturiert in Ihrem docuvita DMS ablegen? Der Verschlagworter von Sartissohn kann dabei zu einem wichtigen Tool für Sie werden. Ein Programm für alle anfallenden Dateiformate ganz gleich, ob PDF, Worddokument, Scan oder Zertifikat.
Zusätzlich zu den automatisch angelegten Vorlagen können Sie sich schnell eigene Vorlagen, mit definierten Feldern für Ihre Verschlagwortung, anlegen. Mithilfe der ODBC-Suche (Suche in externen Datenbanken bspw. von ERP-Systemen) lassen sich Kundennummern ganz einfach finden und sind dank dieses Programms im Handumdrehen abgelegt und nach erfolgreicher Speicherung, per XML-Import, an Ihr docuvita DMS übergeben. Bestehende Belegimporte werden somit vollautomatisiert und strukturiert für Sie abgelegt. Mit dem Sartissohn Verschlagworter halten Sie alle ersetzenden Scans, unproblematisch und schnell auffindbar, durch effiziente Verschlagwortung für das Finanzamt vor.
Sie möchten Dateien unterschiedlicher Quellen sowie Eingangsrechnungen und Belege schnell und strukturiert in Ihrem docuvita DMS ablegen? Der Verschlagworter von Sartissohn kann dabei zu einem wichtigen Tool für Sie werden. Ein Programm für alle anfallenden Dateiformate ganz gleich, ob PDF, Worddokument, Scan oder Zertifikat.
Schon seit Jahren arbeiten Sartissohn und Brother eng auf dem Gebiet der Netzwerk- und Dokumentenscanner zusammen. Mit den leistungsstarken und effizienten Produkten und der unkomplizierten Möglichkeit direkt an Netzwerkziele zu scannen, sind die Produkte von Brother ideal für Weiterentwicklungen aus dem Hause Sartissohn.
Unsere Schnittstelle, der Scan Control Service (SCS), bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten Scan-Einstellungen zentral an Ihrem Brother Multifunktionsgerät oder Dokumentenscanner zu verwalten. Besonders profitieren Sie dabei vom Brother Solutions Interface (BSI). Diese individuell programmierbare Schnittstelle ist der Schlüssel zu Ihrer kundenspezifischen Lösung und zugleich komplexe Möglichkeit, alle Geräte an Ihre Unternehmensanforderungen anzupassen. Die BSI-fähigen Geräte können ganz simpel an Ihre Nutzung angepasst sowie Masken und Workflows erstellt werden. Die Sartissohn SCS Schnittstelle sorgt nicht nur für den zielgerichteten Scan, sondern umfasst auch die Möglichkeit, Vorlagen mit konfigurierten Zielen und Eigenschaften zu hinterlegen. Das verschafft Ihnen einen erheblichen Zeitvorteil im stressigen Arbeitsalltag. Sie benötigen es noch ein bisschen individueller? Dann dürfte Customizing das Schlagwort sein, denn es ist möglich, bei uns eine Interface-Anpassung dazuzukaufen.
Diese Anpassung wird nicht standardmäßig durch Brother ermöglicht, sondern erst durch eine Custom UI Lizenz für Sie zugänglich und damit auch nutzbar gemacht. Alle Anpassungen, die Sie vornehmen, werden per Fernverwaltung dann auf die im Netzwerk befindlichen Geräte übertragen. Auch die Sicherheit in Form von Zugriffsrechten ist uns stets ein Anliegen, so können beispielsweise individuelle Rechtevergaben oder Zugriffe per NFC-Chip unkompliziert von uns definiert werden – damit sind Sie dank der Zugriffsregeln optimal abgesichert und jeder Nutzer hat ausschließlich auf die Ebenen Zugriff, die seinen Befugnissen entsprechen.
Eliminieren Sie zeitnah nahezu 100 % Ihrer manuellen Dateneingabe und OCR Überprüfung. Das sind 100 % Effektivitätssteigerung.
69 % aller Büroarbeiter geben an, dass ein problemloses Dokumentenmanagement im Büro hilfreich wäre. Wir wissen das und kennen einen einfachen Weg um Ihre Dokumente problemlos zu verwalten. Dank des neuen docuvita.ocr Moduls werden sämtliche Dokumente nicht nur verwaltet und kategorisiert, sondern auch zugleich alle relevanten Daten evaluiert und für die Verarbeitung vorbereitet. Vollautomatisiert und in Höchstgeschwindigkeit machen wir Ihr Büro so zur chaosfreien Zone und helfen dabei, Kosten um bis zu 82 % zu senken und Ihren Workflow um 100 % zu steigern.
Sie sind Leistungserbringer im Gesundheitswesen und nutzen OTWin für Ihr Vertragsmanagement? Auch hier liefern wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung zur Anbindung an Ihr docuvita DMS. OTWin umfasst alle im Alltag benötigten Module für Sanitätshäuser, Orthopädie-, Medizin oder Reha-Technik – von der Auftragsbearbeitung mit integriertem Vertragsmanager bis hin zur Abrechnung via Datenträgeraustausch (nach §302 SGB V) – gepaart mit docuvita wird dieses „Doppel“ zur allumfassenden Branchenlösung schlechthin. Mithilfe unserer bewährten Schnittstelle sind Sie nicht nur perfekt an das DMS angebunden, sondern können zuverlässig Akten erstellen – ganz egal ob für Kunden, Lieferanten, Ärzte oder andere Kostenträger.
Die intelligente Lösung ermöglicht Ihnen die Beleg- und Sammelbeleg-archivierung und bietet zusätzlich eine praktische Bildscan-Zuordnung mit Volltextindizierung. Das bedeutet: Echte Arbeitserleichterung, denn damit bekommen Sie die Möglichkeit nicht nur nach zuvor definierten Schlüsselwörtern zu suchen, sondern auch nach einzelnen Wörtern oder Ziffern direkt aus dem Dokument. Werden Sie schnell fündig und gelangen Sie an die Informationen, die auch wirklich benötigt werden – im Handumdrehen, versprochen. Übrigens, die schnelle Suche und Auffindbarkeit wird von unseren Kunden mit über 93,9 % Weiterempfehlungsrate besonders favorisiert. Überzeugen Sie sich gern selbst in einer Live Demo. Die Gesundheitsbranche hat tagtäglich mit immer neuen Herausforderungen zu kämpfen, machen Sie es sich leicht und vertrauen deshalb auf Ihr docuvita DMS und unsere Schnittstelle als echtes „Dreamteam“ der Projektoptimierung und des Dokumentenhandlings.
Den Herausforderungen unserer Kunden stellen wir uns jederzeit gern – so wurde die KfzPilot® Schnittstelle zu einem Klassiker der Schnittstellenlösungen für den Automobilbereich und die von docuvita präferierte Lösung. Die enge Entwicklungsarbeit mit dem Hersteller hat sich gelohnt, denn mit attRiBut (KfzPilot®) gelingt der Branche nun auch die strukturierte Ablage und elektronische Archivierung – natürlich problemlos.
Nutzen Sie alle Vorteile, die docuvita Ihnen unter anderem mit der Volltextsuche und Arbeitsmitteln wie dem Workflow bietet, jetzt auch mit attRiBut. Mithilfe von individualisierbaren Buttons können Sie jederzeit zwischen beiden Programmen souverän navigieren und schnell die abgelegten Dokumente durch die passende Versionierung finden. Die automatische Ablage eingehender Dokumente erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern bis zu 40 % der wertvollen Arbeitszeit. Für eine weitere Effektivitätssteigerung Ihrer Arbeitsabläufe sorgt zudem die automatische E-Mail-Archivierung für Ihre Mitarbeiter. Verlassen Sie sich auf unsere solide arbeitende Schnittstellenlösung, die genauso wie Ihr Dealer-Management-System flexibel mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann – so bleiben Sie jederzeit auf dem Gas, versprochen.