Westhaus Energietechnik
Erfahren Sie mehr über die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Sartissohn in den Leistungen Dokumentenmanagement und Zusatzlösungen.
Energie mit Sicherheit
Wenn man mit Jascha Sielhorst (Marketingleiter) über die Anlagentechnik und die damit verbundenen Möglichkeiten der Individualisierung spricht, lassen seine im wahrsten Sinne des Wortes „energetischen“ Ausführungen nur ein Fazit zu: Flexibilität ist in der Branche das A und O. „Produkte, die unser Haus verlassen, sind in 90 % der Fälle maßgeschneiderte Lösungen. Einzelanfertigungen auf höchstem technologischen Niveau sind unser Steckenpferd, damit sichern wir, wenn man so will, die Betriebsbereitschaft unserer Kunden“, sagt Sielhorst – nicht ganz ohne Stolz. Der hohe Individualisierungsgrad, kurzfristige Kundenwunschänderungen und umfangreiche Projektunterlagen führten letztendlich auch zum Einsatz des docuvita Dokumentenmanagement-Systems (DMS). „Von der ersten Kunden-E-Mail über die Angebote, den Bestellprozess bis hin zu Serviceberichten, sammelte sich eine Vielzahl von relevanten Dokumenten an. Wir brauchten ein System, das nicht nur zuverlässig, sondern auch flexibel erweiterbar ist.“ Da ist sie wieder, die Flexibilität, die bei der Westhaus Energietechnik GmbH nicht einfach als „geflügeltes“ Wort eingesetzt wird. „docuvita hat uns geholfen, die im Arbeitsalltag benötigte Transparenz herzustellen. Beispielsweise nutzen wir Zeichenfolgen in Betreffzeilen, docuvita ordnet daraufhin die E-Mails den jeweiligen Auftragsordnern zu und vergibt die entsprechenden Rechte automatisiert an ausgewählte Mitarbeiter*innen. Seit der Einführung 2019 wurde unser gesamter Belegfluss mithilfe der Workflows digitalisiert und hat uns damit dem Ziel, innerhalb der nächsten fünf Jahre papierlos zu werden, ein enormes Stück näher gebracht.“
Über das Unternehmen
Westhaus Energietechnik GmbH
Jascha Sielhorst
Hermann-Mende-Straße 5-7
01099 Dresden
Tel: +49 (0) 351 20 920 100
Fax: +49 (0) 351 20 920 112
info@wh.de
www.wh.de
Das Unternehmen nutzt Auftragsmappen mit vielschichtigen Unterordnern, um die Aufträge und Prozesse optimal realisieren zu können. Diese Windows-typischen Ordnerstrukturen sind jedoch in einem DMS nicht standardmäßig nutzbar. Die Lösung, sobald das Auftragsdeckblatt im angebundenen ERP-System archiviert oder gedruckt wird, erstellt docuvita die gesamte Auftragsmappe mit allen dazugehörigen Unterordnern und verknüpft die passenden Angebotsmappen – vollständig automatisiert. Stichwort ERP-System: „Der leichte Übergang zwischen unseren Systemen sorgt für ein angenehmes Arbeiten. In unserem ERP-System (SelectLine) gibt es einen docuvita Button, der dafür sorgt, dass der dazugehörige Auftrag inklusive aller hinterlegten Informationen geöffnet wird. Das gab auch den finalen Kaufimpuls sich für das docuvita DMS zu entscheiden. Die native Verknüpfung der Systeme, die Anpassbarkeit und der schnelle Support haben dann restlos überzeugt.“
„Die Sicherheit sämtlicher Daten spielt in unserem Unternehmen eine wichtige Rolle und wir legen Wert auf entsprechende Standards. Das sagen wir nicht nur so, das Datenhandling und der sorgfältige Umgang ist in unserer Unternehmenskultur verankert und nicht einfach nur ein Lippenbekenntnis“, betont Sielhorst mit Nachdruck. „Die revisionssichere Ablage, die Einhaltung des Datenschutzes und auch die Zugriffe in Personal- oder Projektakten sollte man als zentrale Anforderung verstehen“, so Sielhorst weiter.
Die Westhaus Energietechnik möchte die elektrische Infrastruktur auch zukünftig sichern und ausbauen, so sind Kooperationen mit regionalen Energieversorgern in Planung, die auch die Bereiche elektrische Ladesäulen und E-Mobilität deutschlandweit breiter aufstellen. Ein wichtiger Meilenstein konnte mit dem DMS erreicht werden, die weitere Digitalisierung von Prozessen soll aber auch langfristig kontinuierlich mitwachsen. So sollen perspektivisch auch die Kundenkommunikation und der mobile Zugriff auf Projekte intensiviert, weiter implementiert und genutzt werden. „Die Offshore-Plattform DolWin3 mit unseren Anlagen ist schon jetzt eine wegweisende Referenz – in Zukunft werden sicherlich noch weitere umfangreichere Projekte dieser Art folgen, dabei wird uns docuvita ein wichtiger Partner sein. Wir freuen uns auf das, was da noch kommt“, sagt Sielhorst verheißungsvoll.